Panacea o Pesadilla para los Contadores y MiPymes
Estamos en época de pandemia, y vemos en internet una gran cantidad de publicidad de Servicios de Alquiler de Software Contable en la Nube
Que se presentan como la ”solución perfecta” describiendo de forma sesgada sus “atributos” o “características” de costo, seguridad, accesibilidad, automatización, etc., etc. por tratar de vender a como dé lugar su servicio, y lo presentan como la Panacea o solución milagrosa para “todo” lo que los Contadores y MiPymes necesitarían en estos tiempos de crisis sanitaria y económica, cómo si todo lo que utilizaban antes de la cuarentena ya no sirviera, cuando ahoraLA NECESIDAD REAL ES SOLAMENTE TENER ACCESO A NUESTROS DATOS Y PROCESARLOS CONTABLEMENTE.
Antes de tratar en detalle lo relacionado con la contabilidad en la “nube”, revisemos el siguiente extracto, donde podemos notar que la “nube” puede convertirse en una pesadilla si se toma la decisión de utilizar esos servicios de forma impulsiva, improvisada y con excesiva celeridad obligados quizás por la moda imperante o imitación, sin un análisis consciente y basado en las características del servicio de proceso contable y la seguridad en todos los aspectos.
Recordando un poco las características del servicio contable que prestábamos antes de las computadoras, los contadores teníamos en nuestras oficinas los datos contables, registrados en los libros contables, asimismo los documentos y las declaraciones de impuestos estaban en nuestro poder y los custodiábamos, lo cual nos daba la seguridad de que éramos los titulares del servicio contable y a nuestros clientes también, si por algún caso terminaba el servicio contable, teníamos que devolverles los documentos, libros, declaraciones de impuestos, etc. o entregarle al nuevo contador, previa cancelación de nuestros servicios. Cuando empezamos a usar las computadoras y software instalado no cambio mucho, solamente que empezamos a imprimir los libros y con todo el resto lo seguíamos custodiando o estaban en nuestro poder.
Ahora que todo se ha digitalizado debemos tener en cuenta que lo único que tenemos en nuestro poder y control efectivo son los datos que procesamos con nuestro software licenciado instalado en nuestras computadoras, ya que las declaraciones de impuestos, y los documentos sustentatorios o facturas ý similares son electrónicas y se encuentran almacenados en el organismo recaudador de cada país, a disposición del respectivo contribuyente que es nuestro cliente, quien lo puede solicitar y obtener todas las veces que lo solicite, lo que tenemos en nuestras oficinas son solamente representaciones impresas sin mayor valor.
El cofundador de Apple auguró que los próximos cinco años van a estar llenos de problemas para la nube. Le parece “horripilante” que los archivos del usuario pasen a estar en manos de otras personas para que hagan lo que quieran con ellos. El usuario, al aceptar los términos legales para usar el servicio, efectivamente está entregando la propiedad de la información a terceros. En palabras de Wozniak: “A mí me gusta sentir que tengo mis propias cosas (…) pero a medida que alojemos más los datos en la Web y en la nube, vamos a tener menos control sobre ellos”. Encuentra más detalles en https://altadensidad.com/la-nube-es-una-pesadilla-steve-wozniak/
Entonces, si por la necesidad actual de solamente acceder a nuestras computadoras, que están en nuestras oficinas, para procesar con nuestro software licenciado los datos y documentos desde nuestro domicilio, así como nuestros asistentes contables, vas a ceder la custodia y el control a un proveedor que te va alquilar su software contable en la nube y tus datos se van a quedar almacenados en alguna computadora en cualquier parte del mundo, el riesgo es demasiado, por que tu cliente percibirá que eres solamente un intermediario y que otro lo presta el servicio, además tendrás un nombre de usuario y una clave en tu poder, el cual puede ser cambiado de perfil o incluso eliminado en cualquier momento, porque el proveedor del servicio tiene absolutamente todo el control. El riesgo que le ofrezcan a tu cliente todo el servicio contable por un precio menor es posible, este riesgo es mayor si el proveedor es nacional y es dirigido por profesionales contables, pero incluso si el proveedor fuera de otro país es riesgoso ya que en la mayoría de nuestros países latinoamericanos, sólo es necesario contar con el código o matrícula profesional, para algunos trámites especiales incluso podrían subcontratar algún contador del país donde empiecen a vender servicios contables.
En una situación anterior, sería el equivalente a que si, por no tener acceso a tu oficina por algún motivo, subcontratas o le pagas a un colega para que con todos sus recursos procese los datos de tu cliente en su oficina y tenga en su poder los libros contables, declaraciones, documentos sustentatorios, etc. y te entregue todo procesado para que solamente presentes a tu cliente los reportes contables y/o liquidaciones tributarias. Esto era impensable esas épocas porque más temprano que tarde, el contador que hacía el proceso con sus recursos optaría por prescindir del intermediario y ofrecía sus servicios directamente.
Todo lo indicado anteriormente no implica que nos opongamos a que se utilicen las nuevas tecnologías, muy al contrario, debemos UTILIZAR INTENSIVAMENTE LA TECNOLOGÍA, solamente que debemos tener en cuenta lo que sostenemos hace mucho tiempo,una cosa es UTILIZAR TECNOLOGÍA AVANZADA (lo que casi siempre hacemos impulsivamente por moda o imitación) y otra muy diferente es UTILIZAR EN FORMA AVANZADA LA TECNOLOGÍA(la que se hace luego de analizar y determinar invertir en tecnología lo estrictamente necesario, sin abrir brechas de seguridad ni poner en riesgo todo el negocio).
LA SOLUCIÓN. Un modelo Híbrido, que permita utilizar lo mejor de ambas soluciones, del software instalado en las computadoras y el de acceso vía internet usando software de acceso remoto. En este caso que nos ocupa, la NECESIDAD REAL ES ACCEDER A NUESTRAS COMPUTADORAS PARA PROCESAR CONTABLEMENTE LOS DATOS DE NUESTROS CLIENTES,la solución más adecuada es seguir utilizando nuestros recursos en la oficina, hacerles unas adecuaciones y configuraciones y acceder en forma remota a ellos, utilizando internet y software existente de acceso remoto y muchos de ellos de uso gratuito. Con ello evitamos riesgos innecesarios, seguimos teniendo la propiedad de nuestras herramientas, especialmente el software contable, la custodia y control total del proceso contable. El Resultado es el mismo, podemos acceder desde nuestros domicilios o cualquier punto de internet a nuestros recursos (computadoras, datos, documentos digitalizados, software contable, etc.) y prestar el servicio contable sin ninguna limitación.
Debemos tener claro que el proveedor de la nube NO es el proveedor del Software, asimismo, internet NO es la “nube”, la “nube” en términos sencillos es un equipo físico que aloja o almacena nuestros datos y que se encuentra en cualquier parte del mundo, que incluso desconoce el proveedor de Alquiler de software de contabilidad en la “nube”, es una subcontrata, por ello la responsabilidad en caso de pérdida de datos se va diluyendo, si hubiera alguna posibilidad de hacer algún reclamo legal, se debe hacer en ciudades lejanas, normalmente en otros continentes.
Dicho esto, vamos a ir analizando cada supuesta “ventaja” del servicio de alquiler de software que nos ocupa esta vez:
Si te dicen que TE OLVIDES DE LAS INSTALACIONES de software contable en tu computadora, también (no te lo dirán pero) estarán pensando que te olvides de tus datos y por tanto de tu cliente, porquelo ÚNICO que te asegura como titular del servicio contable frente a tu cliente es que tengas en propiedad la licencia de uso del software contable, la custodia de los datos y el Control del proceso contable. Porque lo que pagas cada mes o periodo es por alquilar SU SOFTWARE del proveedor de CONTABILIDAD EN LA NUBE. Es buena practica averiguar los antecedentes e historial ético del proveedor de CONTABILIDAD EN LA NUBE. Nos viene a la mente lo que algunos colegas casi no cobraban por su servicio de “Auditoría”, emitían dictámenes “a su conveniencia” perjudicando al contador y después de algún tiempo aparecían como los nuevos contadores de la empresa auditada. Es decir se apropiaban de cliente ajeno.
Si te dicen que, ya no tendrás que gastar en un servidor dedicado que cuesta miles de dólares, te están engañando, porque no es necesario tener un servidor dedicado para que accedas a tu computadora, a seguir realizando tu proceso contable teniendo el control total de tu servicio contable, suficiente con algunas configuraciones, acceso a internet y software de acceso remoto gratuito
Si te dicen que, podrás ahorrar el 100% de gastos de servicios de TI, olvidándote de las instalaciones y configuraciones, tampoco es cierto, porque en ingeniería (especialmente de Sistemas e Informática) se identifican los PROCESOS CRITICOS, que son el Core, lo fundamental, el corazón del negocio, en la situación actual de la web o la “nube” en el aspecto de inseguridad jurídica, precariedad en el servicio de internet, normativa desactualizada o inexistente, etc. LOS PROCESOS CRITICOS NO SE HACEN EN LA NUBE, es una regla que hasta las más grandes empresas lo practican, en contabilidad ya indicamos que la propiedad de las herramientas informáticas y la custodia directa de los datos constituyen el Core del negocio.
Si te dicen que, vas reducir gastos en electricidad porque no tendrás encendido tu servidor, y por el contrario podrás conectarte al servidor en la Nube 24×7, es decir a cualquier hora en cualquier día, es falso, primero porque ya dijimosNO necesitas un servidor, tu necesidad es ACCEDER A LOS DATOS EN TU COMPUTADOR Y HACER EL PROCESO CONTABLE , y segundo,respecto al acceso 24×7 es aplicable solamente para las empresas cuyas operaciones se pueden dar en todo el mundo, y por los distintos usos horarios se debe tener acceso a toda hora todos los días, pero nunca va a ser aplicable al servicio contable o a nuestras MiPymes, porque todos nos desempeñamos en el mismo uso horario, y también debemos aplicar con nosotros y nuestro personal la desconexión digital, que seguramente ya será incluido en las normativas laborales de nuestros países,tampoco somos tan desordenados para hacer registros contables en forma intempestiva a cualquier hora y día. En el caso de las empresa de igual forma los usuarios no tienen necesidad de acceder a información fuera del horario de trabajo.
Si te dicen que, vas reducir pérdidas de información al 100% porque tienen contratado almacenamiento seguro en alguna empresa Líder Mundial en “nube”, hay que ser escépticos por lo siguiente,Los líderes mundiales en la nube cobran por todo, tarifa de subida,(cuando registras tus datos), tarifa de bajada (cuando te devuelven tus reportes) y almacenamiento de tus datos (cuando pides te devuelvan tus datos), porque si realmente fuera todo ventajas y ahorros sería inexplicable porque no están todos en la “nube”. Lo más probable es quetus datos estén en alguno de esos servicios “baratos” o “gratuitos” cuya finalidad es usar los datos que recepcionan en otros servicios de publicidad y otros “no tan santos” por lo que si cobran,sino ¿cómo los proveedores de servicios de alquiler de software en la nube generarían algún margen de utilidad?, como todo negocio. Las pérdidas de información las reducirás tú mismo, formando el hábito de generar copias de seguridad regularmente.
Si te dicen que tienen módulos de automatización, en los que no interviniste ni formas parte del proceso, entonces corres el riesgo de ser dejado de lado como responsable del servicio de llevar la contabilidad, y fácilmente te puedes quedar sin tus clientes, ya que no tienes el control de los datos, tampoco del proceso, no tienes la custodia de los documentos, de las declaraciones de impuestos, quizás tampoco de los libros contables electrónicos. La solución es que debes optar por software de proceso contable que te permita intervenir en el proceso de automatización contable como el dueño del proceso, fijando los requerimientos de la incidencia contable y otros que debes cumplir en el rol de contador.
Si te dicen que, vas a tener soporte ilimitado, no es cierto, porque al usar todos los usuarios un mismo software, el cual es sumamente estandarizado, es decir lo más genérico posible que permitan las normas contables y tributarias, si es que lo tuvieron en cuenta al diseñar el sistema, y si cumple con ellas, por lo tanto no hay necesidad de soporte, así como tampoco existe la posibilidad de que le apliques tu criterio contable para las operaciones que la requieran, también olvídate de las personalizaciones muy necesarias para que tu proceso contable genere información contable y tributaria útil.
Si te dicen que vas a tener tu información financiera en línea, y que pueden consultarla en cualquier hora y día, es una característica que nunca se utilizará, debido a que la información SOLAMENTE se genera si hay ingreso de datos en línea, la forma y oportunidad de captura o registro de datos por lotes que normalmente se realiza, hacen muy difícil que esto suceda.
Adicional a ello, hay algunos otros riesgos…
Que no te dicen los proveedores de alquiler de software contable en la “nube”, la de más alta probabilidad que ocurra es una multa de hasta 5 UITs, por el flujo transfronterizo de datos sin observar las medidas de protección necesarias, contemplada en la Ley No. 29733 de Protección de Datos Personales y su Reglamento D.S. 003-2013-JUS, que en sus artículos 26, 34 y 77 respectivamente, que trata del flujo transfronterizo es decir cuando se alojan los datos en servidores fuera el país y faculta al Ministerio de Justicia a Fiscalizar e imponer las multas en caso no se cumpla con lo prescrito, debemos tener en cuenta que en todos los casos, sea cual fuere el proveedor, sea de Clase mundial o no, sus servidores están fuera del país, es decir el dueño del proceso o el titular del banco de datos, es el responsable del proceso contable en este caso es el obligado a implementar las medidas de protección y no se puede delegar o transferir esa responsabilidad, y por tanto son contingencias reales.
Otra desventaja es que lo que pagas mensualmente no te hace dueño de nada, ya que solamente es servicio de alquiler de su software para que procese tus datos contables, con la cuota de algunos meses puedes tener una licencia de usuarios indefinida con lo cual puedes acceder a tus datos las veces que requieras, en cambio en el alquiler de software contable en la nube a mediano plazo es más caro ya que sigues pagando el alquiler mensual y no tienes en propiedad el software para revisar tus datos de periodos anteriores cuando concluya el contrato de alquiler por algún motivo.
Soluciones:
Para terminar reiteramos que no estamos en contra de utilizar en forma intensiva las tecnologías SI debemos hacerlo, pero en base a un análisis objetivo de la real necesidad y no por moda o imitación o de la “necesidad” que crean los vendedores de tecnología. Pero, si a pesar de todo lo indicado y de haberte informado sobre lo bueno, lo malo y lo feo de la “nube” estas decidido de que debes trabajar en la nube, hay dos formas que puedes hacer sin asumir los riesgos indicados:
1) Contratar directamente con el proveedor de la nube (Hosting y Almacenamiento), y al proveedor del Software o aplicación web cómprale la licencia de uso y que lo instalen en tu nube, con ello aseguras seguir siendo el dueño del proceso y de los datos. ó
2) igualmente, contrata directamente con el proveedor de la nube (Hosting y Almacenamiento), y al proveedor de tu sistema contable actual, que ya venías utilizando le indicas que lo habilite en la nube que contrataste, si fue diseñada y desarrollada teniendo en cuenta esta forma de utilización no debería tener mayor inconveniente, de esa forma también ahorras en nueva licencia de aplicación y sigues siendo el dueño del proceso, de tus datos, etc. tal como lo eras antes de la cuarentena.
Entonces el titular del servicio contable debe ser más cuidadoso en seleccionar la tecnología adecuada, que debe priorizar el protagonismo del profesional contable, que permita que actúe de forma importante en el desarrollo y automatización del proceso contable, liberando al contador del tiempo dedicado a tareas mecánicas y repetitivas, pero sin desplazarlo, sino más bien dándole la oportunidad de usar ese tiempo en tareas que le agreguen valor a sus servicio y que sea percibido rápidamente por su cliente.
MG. CPC HERNAN CAPCHA CARBAJAL
BACH. EN INGENIERIA DE SISTEMA E INFORMÁTICA