MG. Hernán Capcha Carbajal
Ing. de Sistemas e Informática
Contador Público Colegiado
En esta etapa postpandemia, cuando hemos constatado que la digitalización de la contabilidad es un proceso irreversible e
inevitable, y por sus características exige que los contadores seamos PROTAGONISTAS de ese cambio o Transformación y la CONSTRUYAMOS, tal como se indica en NAVEGAR EN LA TORMENTA DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL CONTABLE – CONTASIS (contasic.org).
No debemos repetir el mismo de los años 70as y 80asdel siglo pasado, cuando empezaron a utilizarse las computadoras y las primeras aplicaciones informáticas en el proceso contable y los profesionales contables decidimos ser solamente espectadores y no participamos activamente en el proceso de informatización del proceso contable, ahora no es suficiente con “estar preparados para ese cambio” esperando que otros lo realicen y una vez realizado recién podamos adaptarnos rápidamente, tal como venimos escuchando, ese es el camino directo a la obsolescencia profesional y a la pérdida de relevancia de nuestra actuación profesional y por lo tanto de vigencia en el mercado.
Debemos tener presente que, la transformación digital contable en un estudio contable o en una empresa no es un proceso sencillo. No se trata simplemente de comprar tecnología como muchos “expertos” sugieren, especialmente en lo referido a software de aplicación contable, que se venden como la solución mágica o panacea indicando que son: “el ERP más completo”, “el mejor software contable”, “el único autorizado por SUNAT”, “100% integrada y que se adapta a cualquier tipo de empresa” etc. etc. que no son más que blufs, ya que etiquetarse como ERP no garantiza que realmente lo sea, autodefinirse como el mejor o mencionar autorizaciones que no existen, hacen que no sean de fiar, así como tampoco las soluciones mágicas para todo tipo de empresas, cuando es obvio que las corporaciones o grandes empresas tienen distintas necesidades de la medianas pequeñas o micro; eso sin considerar el rubro o tipo de actividad empresarial.
Si tenemos en cuenta que a diferencia de hace algunos años ahora los contadores debemos aceptar que el tema del proceso contable dejo de ser un tema exclusivo de los contadores, es indispensable que él proceso contable esté soportado con recursos tecnológicos por que el proceso contable electrónico o digitalizado es el único que puede generar Información Contable con las cualidades que indica el Marco Conceptual y sea útil para tomar decisiones, así como procesar comprobantes de pago electrónicos para generar los libros contables electrónicos, que las normas tributarias obligan a presentar en plazos más cortos y con el máximo nivel de detalle. Es en este contexto, en que el uso intensivo de recursos tecnológicos es la característica del Proceso Contable Digital y requiere que además del contador participen profesionales de otras áreas, especialmente relacionados a la tecnología.
Por ello, antes de efectuar la inversión en aplicaciones informáticas es fundamental la elección adecuada de un «socio tecnológico», es decir una empresa proveedora de productos y servicios de tecnología, que además brinde asesoramiento de forma personalizada, acompañando todo el proceso de transformación digital contable.
Detallamos algunas recomendaciones a la hora de elegir un socio tecnológico y dar un salto a lo digital o transformar el proceso contable tradicional en un proceso contable electrónico o digitalizado:
1. Prepararse para el cambio cultural: antes de bucear hacia afuera hay que hacerlo hacia adentro. Se necesita un cambio de «mindset» o mentalidad tanto en el contador, así como en la empresa. En el contador para aceptar que la contabilidad dejo de ser un tema exclusivo de los contadores y que la mayor parte de los procesos y procedimientos tradicionales dejo de tener vigencia y que debe construir la nueva contabilidad con el concurso de profesionales en tecnología y otras profesiones, este cambio incluye el “mindset” de la empresa, es decir que todos acepten que muchas de las cosas relacionadas con el proceso contable que han hecho por mucho tiempo ahora deben cambiar, y acompañen e intervengan en la transformación, empezando por “pensar en digital”. Esto incluye comunicar el proceso de transformación digital contable que se estará transitando ya que se requiere del compromiso de todos los empleados que intervengan y estén relacionados con las transacciones u operaciones que tienen incidencia en el proceso contable electrónico, los cuales deben asumir un cambio profundo en su forma de trabajar, deben adquirir nuevas competencias para el manejo de los recursos digitales. Tanto en la dimensión digital como en la dimensión humana, el papel del socio tecnológico es fundamental, pues acompañará al profesional contable y a la empresa en todo el proceso, asesorando, capacitando y dando soporte oportuno a todas las áreas implicadas.
2. Elección de la propuesta tecnológica: aunque hoy en día todas las soluciones informáticas en Contabilidad en esencia hacen lo mismo, es decir capturan datos de las transacciones, las procesan aplicando las reglas contables y generan información en forma de reportes cumpliendo requisitos tributarios. Como se indicó al inicio para vender se les coloca diversas etiquetas, pero todas ofrecen funcionalidades similares con alguna funcionalidad añadida para diferenciarla con la finalidad solamente de vender. Pero, un buen socio tecnológico va más allá, debe trabajar en orientar en materia de innovación tecnológica y mejora continua de procesos en forma permanente a los contadores para que puedan definir los componentes de diversas tecnologías que debe ir integrando al ecosistema contable digital personalizado a la empresa, que le permita generar información que realmente sea utilizada por los tomadores de decisión dentro de la empresa y a la vez cumplir con las obligaciones tributarias, dejando de lado aquellas “soluciones novedosas” que tiene que ver más con la “moda o imitación” y son muy estandarizadas que hacen que la empresa deba adecuarse rigurosamente a ellas y el contador convertirse en un recurso más que solo provee los datos. Entonces, el contador proactivo con el concurso del socio tecnológico adecuado puede ofrecer una propuesta tecnológica más afín al perfil y necesidades de la empresa. Para eso, tener en cuenta el knowhow del proveedor es clave, su conocimiento del negocio, del contexto, sus casos de éxito, y logros alcanzados, pero, sobre todo, su adaptabilidad y flexibilidad a los cambios del mercado.
3. Acompañamiento: es clave que la empresa proveedora que se elija ofrezca acompañamiento en el proceso de transformación digital contable, debido a que supone un cambio en los procesos de trabajo, uso de nuevos recursos tecnológicos y nuevas metodologías. Tanto desde la consultoría como, tan o más importante aún, en la migración de las bases de datos, rediseño de procedimientos y procesos alineadas al nuevo ecosistema digital contable. Un proveedor que contemple el acompañamiento y soporte permanente marca la diferencia. Además, el proceso de transformación no termina cuando se lanza a producción o se pone en marcha y todos empiezan a utilizar los recursos del ecosistema contable digital, al contrario, es ahí cuando empieza su desarrollo y mejoramiento continuo, consiste en las mejoras en las funcionalidades y usabilidad que va exigiendo nueva tecnología. El proceso contable está en constante cambio, por exigencias normativas contables y tributarias, así como por el impacto y oportunidades que se genera con él avance tecnológico y como proveedores y socio tecnológico en CONTASIC estamos al servicio de la innovación continua.
4. Experiencia y confianza: así como suena, la elección de un socio tecnológico supone una inversión monetaria y de tiempo dentro de la empresa, para organizar recursos e implementar. Es importante que la empresa que elijan inspire confianza. La confianza se basa en la experiencia y los hechos, no en las palabras o etiquetas, hay que desconfiar de quienes se vuelven “expertos” de un día a otro en cada tema novedoso en tecnología (inteligencia artificial, blockchain, bigdata, etc.) o nuevas exigencias normativas contables o tributarias (NIIF pymes, facturación electrónica, SIRE, Guías de remisión electrónicas, etc.). La idea es hacer transparente en lo posible el proceso de transformación digital contable para las otras áreas internas de la empresa y que el socio tecnológico se transforme en el área de asesoría y soporte oportuno en el proceso de transformación. Esto requiere un nivel de compromiso y conocimiento que acompañe la situación en la que están todos los involucrados en el proceso de transformación digital en todos sus aspectos, de forma integral. El cliente sólo debería preocuparse por hacer crecer su negocio y no de otras tareas donde el socio tecnológico pondrá a disposición recursos humanos y tecnológicos.
5. Modelo de negocio: no todos los proveedores tecnológicos se adaptan a la realidad de las micro, pequeñas y medianas empresas y ofrecen productos sumamente estandarizados a los cuales deben adecuarse sus clientes. El tratar de cambiar en forma integral y ciega sus procesos administrativos y la forma de trabajo es perjudicial y genera gran resistencia al cambio y termina como una experiencia traumática de implementación tecnológica y lo obliga a subutilizar los recursos tecnológicos implementados, lo que baja su competitividad. En cambio, nuestra propuesta de transformación digital en forma gradual y personalizada a cada área o proceso en la empresa, utilizando diversas tecnologías para cada caso (API, robot, plugin, etc.) da como resultado un ecosistema contable digital sumamente flexible, que se adapta a las nuevas exigencias y a bajo costo, sin dependencia absoluta del proveedor. En CONTASIC muchos clientes nos eligen porque aumentan sus ingresos y disminuimos sus costos por la automatización progresiva que permiten nuestras soluciones que optimiza los procesos requiriendo menos capital humano.