Para navegar y sobrevivir en la tormenta de la transformación digital contable, ¡necesitas ser un buen capitán!
MG. Hernán Capcha Carbajal
Ing. de Sistemas e Informática
Contador Público Colegiado
El viaje por la tormenta de la transformación digital contable requiere que los contadores salgan de su zona de confort. La velocidad del cambio ya no permite considerar que lo que aprendimos en la universidad sea aplicable a largo plazo, incluso cuando se asistan a eventos de actualización basada solo en acopiar información “actualizada” en forma incremental, tales como seminarios, conferencias, congresos, etc. donde solamente los expositores comparten información “innovadora” o novedosa sin lugar a contrastar o verificar su aplicabilidad o cuestionamiento. Lo inesperado llega a cada momento. El escenario empresarial o de negocios donde nos desempeñamos los contadores, se vuelve cada vez más volátil, ambiguo, incierto y complejo. Todas las empresas de cualquier tamaño y actividad con la pandemia se tuvieron que mover hacia el modelo de comercio digital. La velocidad de los cambios no fue su elección, sino una necesidad supervivencia y de reacción al nuevo contexto. Este nuevo contexto configura la tormenta de la transformación digital contable que los contadores debemos viajar o atravesar, no lo podemos evitar o eludir, tenemos que cruzarlo o morir profesionalmente en el intento.
Adicional a las nuevas exigencias que plantean las empresas que están en proceso de transformación digital, en el aspecto contable debemos también asumir las nuevas exigencias normativas contables y tributarias, que exigen información que sirva para la gestión empresarial que solamente se obtiene aplicando la norma contable y simultáneamente cumplir con la exigencia tributaria de generar documentos, libros y reportes tributarios con el máximo nivel de detalle y casi en tiempo real.
Para cualquier sector de la actividad empresarial, inclusive de la actividad humana en general, los escenarios considerados improbables hace unos años se están haciendo realidad. Por ejemplo, los vehículos eléctricos causan transformaciones en toda la cadena automotriz, ya sean fabricantes de automóviles, fabricantes de autopartes, concesionarios, compañías de alquiler, redes de suministro e incluso compañías de seguros. En las facultades de contabilidad, hacia el año 2015 cuando proponíamos que cada alumno debiera tener acceso permanente a una computadora y no por horas en el centro de cómputo, las autoridades y docentes indicaban que eso quizás sea posible en 20 años, solamente paso 7 años y la pandemia hizo posible ello.
El principal desafío es que muchos contadores que todavía tienen la cabeza en el mundo analógico no aceptan o no se han dado cuenta de cuánto ha cambiado el mundo de los negocios y por lo tanto el mundo contable. La disrupción digital no solo afecta a las industrias típicamente digitales, como los medios de comunicación y la música, sino a todo tipo de actividades empresariales y sus procesos contables. Los contadores deberían preguntarse: a) ¿podrá mi modelo contable tradicional satisfacer las nuevas exigencias de control y generación de información contable y tributaria de las empresas en procesos de transformación digital? b) ¿Estas nuevas exigencias, serán rápidas o me permitirá una transición controlada del modelo contable tradicional al modelo contable electrónico o digital sin mayores problemas? y c) ¿qué necesito hacer para transformar mi modelo contable tradicional a un modelo de contabilidad electrónica en un mundo cada vez más digital?
Lo más probable es que la respuesta correcta sea la más desafiante. ¿Y qué hacer? En primer lugar, adopte una mentalidad cuestionadora. Comprenda y acepte que no siempre un conocimiento profundo de la contabilidad tradicional le asegurará seguir vigente o incluso la supervivencia profesional. O seguimos haciendo lo mismo de siempre? definitivamente no, porque esa tendencia limita nuestra creatividad a los límites actuales impuestos por la contabilidad tradicional que conocemos. La competencia, el riesgo o amenaza a la profesión contable viene de otras profesiones o nuevas profesiones (ingeniería Industrial, ingeniería de la Información, etc.) que ignoran o dejan de lado muchas de las reglas básicas de la contabilidad tradicional, pero generan información que es valorada y utilizada en las empresas.
De hecho, ni siquiera tiene mucho sentido que invoquemos o tratemos de “ampararnos” en el “ámbito de actuación profesional” que indican nuestras leyes de profesionalización en contabilidad en cada país. Cada vez más, la competencia es transversal, intersectorial e interdisciplinario, con los límites de la competencia y la innovación entre profesiones simplemente dejando de existir. Una innovación en una profesión llega rápidamente a la otra. Y la dislocación en una puede afectar dramáticamente a otra completamente diferente.
Así, ante esta tormenta ya visible, la jerga de la transformación digital contable ya se ha vuelto viral. Cada empresa de consultoría y proveedor de softwares contables ha pasado de un día para otro a ser un líder en transformación digital contable. Las consultoras y proveedores tradicionales han creado eslóganes de marketing «ahora somos contadores digitales», “automatiza y digitaliza al 100% la contabilidad”, etc. Pero ¿es esta “transformación digital” tan propalada con t minúscula o realmente una transformación con T mayúscula?
Con “t” minúscula vemos aquí y allá el lanzamiento de una app o aplicación web, el discurso sobre alguna tecnología emergente teóricamente relacionada a algún aspecto contable, el uso de la nube, etc. todo un back-office analógico y lo que es más dramático aplicando los usos, costumbres, procedimientos de la contabilidad tradicional. Es decir, una reorganización o cambio cosmético, sin cambiar la esencia del modelo contable tradicional, por lotes y secuencial. Pero, por supuesto, todo envuelto en un marketing agresivo y bien elaborado.
Una verdadera Transformación digital contable con T mayúscula es una reinvención del modelo tradicional (por lotes y secuencial) al modelo contable electrónico (en línea y tiempo real) no el simple cambio de nombres, sostenida en procesos digitales y un uso mucho más ágil e intenso del concepto de digitalización, es decir un cambio de mentalidad o enfoque. La transformación digital contable para que sea efectiva debe considerar que lo digital es el medio, no el fin en sí mismo. NO busquemos al “Contador Digital”, SI construyamos la “Contabilidad Digital”.
Recordando su esencia, la digitalización provoca desmaterialización, y en contabilidad todo se presta a ello, los documentos fuente, los libros contables, los reportes contables y fiscales son digitales ahora, esta desmaterialización también conduce a la desmonetización, lo que potencia la democratización del acceso y uso de las herramientas tecnológicas hasta de las pequeñas empresas. NO hay que creer aquello de “Sistema Contable 100% Automatizado”, ello hace percibir que el profesional contable es un simple registrador de datos.
Para que una transformación digital contable realmente ocurra, es esencial que el líder del área contable sea el impulsor y patrocinador. Sí, él mismo, el Contador, debe ser el líder motivador de esta transformación. Si se trata de una acción aislada, restringida a cumplir algunas obligaciones de la normativa contable y/o tributarias (libros o facturación electrónica, por ejemplo), de hecho, no habrá transformación. Sólo comprando algún Software que genere libros contables y facturas electrónicas para cumplir con la normativa y seguir haciendo lo mismo, proceso por lotes, secuencial y aplicando solamente normas tributarias NO es Transformación Digital Contable.
La visión del cambio debe ser impulsada por el profesional contable y comprometida por todos los que intervienen en el proceso contable. Las acciones solo ocurren por el compromiso de todas las personas que intervienen en el proceso contable tales como diseñadores, desarrolladores, implementadores, usuarios que ingresa datos, usuarios que utilizan la información, etc. Un cambio de este tipo afecta a las formas de pensar y actuar que el modelo contable tradicional ha creado y consolidado de una manera tan arraigada. Los procesos contables digitales requieren nuevas formar de pensar y actuar según el nuevo modelo contable electrónico (siendo objetivos y realistas para seguir con algunos componentes del sistema tradicional contable), lo cual implica nuevos perfiles profesionales y no siempre hay tiempo y espacio para reconvertir o actualizar a todos los contables en el nuevo modelo contable electrónico, en realidad depende de cada profesional contable adquirir las nuevas competencias y actualizar su perfil profesional al nuevo modelo contable electrónico. Por ello la contabilidad es una de las más afectadas. Gran parte del sistema contable tradicional, basada en procesos aislados y departamentales (ventas, compras, logística, personal, finanzas, etc.) que cada cierto periodo de tiempo se centraliza y consolida para generar Estados Financieros se derrumba. Los métodos y prácticas contables arraigados se han vuelto obsoletos. Lo más grave es que en las universidades se sigue enseñando la contabilidad con esos mismos métodos y prácticas que en las empresas ya no es útil, causando un grave daño a los futuros contables por cuanto esa perspectiva obsoleta de la contabilidad les impide interactuar correctamente con los informáticos en el diseño o mantenimiento de las herramientas tecnológicas contables.
Todo este cambio choca con un conservadurismo a ultranza y crea antagonismo, escepticismo y, en consecuencia, una fuerte reacción. Desafortunadamente, notamos en conversaciones con muchos colegas contadores que se desempeñan en empresas y también en las facultade de contabilidad enseñando cursos de contabilidad cuando se tratan estos temas manifiestan que “ya es hora de aplicar todos los avances tecnológicos en contabilidad”, “la única forma de sobrevivir en el mercado actual es aplicando TI en contabilidad”, etc. Pero cuando están en la situación (en la empresa o universidad) que deben practicar con lo dicho la mayoría todavía se aferran al modelo tradicional aplicando y enseñando procesos y procedimientos contables desfasados y esta lucha sin gloria lo justifican con comentarios que escuchamos de un lado a otro, tales como: «Los alumnos deben seguir aprendiendo la contabilidad manual para que conozcan el proceso contable por dentro”, “debemos seguir enseñando la contabilidad manual para que por lo menos trabajen algo rellenando los formatos o libros manuales, con el sistema no hacen nada ya que todo está automatizado”, “La incorporación de la Tecnología en la enseñanza debe ser gradual, empezando por Excel, luego un sistema contable, después algún ERP y por ultimo SAP”, “en la empresa seguimos con procedimientos manuales porque debemos verificar nosotros mismos que todo el proceso contable esta correcto y bien llevado”. Cada vez son menos pero todavía una parte importante de los colegas contadores todavía se aferran al modelo tradicional contable que los llevó a ser Contadores, y se les hace difícil aceptar que gran parte del proceso contable ya está automatizado y no es necesario aprender ni practicar los procedimientos tradicionales de acumulación de saldos, ahora se debe incidir en el diseño e Implementación de los Sistemas de Información Contable, aplicación de la norma contable y tributaria y adecuado uso de la Información contable generada.
El proceso de transformación digital contable requiere tiempo y energía. Las decepciones, las correcciones de rumbo y los fracasos son parte del proceso. Así como el concepto de «destrucción creativa» de Schumpeter quien indica que el proceso de innovación, que tiene lugar en una economía de mercado donde los nuevos productos destruyen viejos productos y modelos de negocio. Las innovaciones de los empresarios son la fuerza impulsora detrás del crecimiento económico sostenido a largo plazo, aunque incluso podrían destruir empresas bien establecidas que no logran adaptarse a la nueva realidad. Exactamente lo mismo está sucediendo en Contabilidad, se está dando un proceso de destrucción creativa que implica que nuevos conceptos y formas de hacer las cosas están reemplazando los antiguos, obligando a los contadores a adaptarse a la nueva realidad, aunque también está demostrado que “En el proceso, no todos sobreviven”.
Salir del status quo y romper la inercia en el mundo contable no es fácil. Una sugerencia es identificar otras profesiones que estén involucradas en procesos de transformación e innovaciones adaptándose a la nueva realidad y analizar, discutir y probar si estas innovaciones tendrán sentido en la profesión contable. Probablemente, en algunos casos sí, siempre y cuando nuestra mentalidad esté abierta al cambio. Proyéctate con la cabeza abierta, el escenario futuro de la profesión contable en cinco o diez años y probablemente verás que este escenario no tiene nada que ver con la profesión contable que existe hoy. A partir de ahí, lleva esta visión al mundo real actual de la profesión contable y trace el proceso de creación del futuro profesional descrito en este escenario. Es el inverso de los procesos y prácticas que evolucionan gradualmente dejándose llevar por actitudes pasivas y conformistas de ir aceptando y a veces aplaudiendo propuestas de cambios cosméticos y maquillados enfocados en la tecnología que ofrecen “herramientas tecnológicas que ya automatizaron la contabilidad” y solamente debes usarlas, ese es el camino más directo a la obsolescencia profesional y desaparición del mercado. Debemos enfocarnos en consolidar nuestro papel como protagonistas del cambio en el proceso contable, que aplicando el criterio y raciocinio y utilizando las adecuadas herramientas tecnológicas diseñemos e implementemos sistemas contables personalizados a cada empresa que les permita 1) contar con información útil para la gestión y 2) con reportes e información para el cumplimiento tributario, en ese orden.
Para visualizar y construir el futuro de nuestro desempeño profesional contable, tenemos que ser optimistas (subir al mástil más alto y avizorar adecuadamente el futuro contable) y al mismo tiempo realistas (aceptar echar por la borda viejos conceptos, usos y procedimientos contables que ahora son un lastre). No es fácil, pero tenemos que hacerlo ya, construirlo para seguir vigentes en el mercado profesional y no salir de él o desaparecer. De hecho, ya estamos viviendo ese futuro, la pandemia lo trajo. Entonces ya pasó el tiempo de las palabras, es hora de actuar.