¿QUIEN VIVE? ¿QUIÉN MUERE?
Llegamos al segundo tercio del aislamiento social, establecido para contrarrestar la propagación del COVID 19 más conocido por Corona Virus, el mundo se ha detenido en las calles, pero en los hogares se libra una lucha sin cuartel, es de los teletrabajadores improvisados, obligados por la emergencia a cumplir con las labores del trabajo en un entorno lleno de distracciones e incomprensión. Llegando al décimo día, podemos decir que, TELETRABAJAR no es algo tan sencillo como decir: desde mañana hacen su trabajo desde su casa.
Lo cierto es que cuando todo esto pase, para la mayoría de teletrabajadores será una anécdota o experiencia, grata o no, pero volverán a su rutina habitual. Para los contables, que jamás imaginamos que el Corona Virus fuera el detonante para que traslademos a nuestros hogares el trabajo de nuestras oficinas, no va a ser lo mismo, porque el TELETRABAJO CONTABLE que se presentó como una medida de emergencia y ocasional, desde nuestra perspectiva, es una modalidad que llegó para quedarse, por tanto, plantea un gran desafío, no a la profesión contable, sino a cada profesional contable ¿Cómo enfrentamos el TELETRABAJO para sobrevivir profesionalmente?.
Lo más adecuado es seguir las mismas indicaciones respecto a la crisis viral, entonces lo primero es no desesperarse y lo más importante, tener la información adecuada y objetiva. Seguramente ya estemos preguntándonos ¿Por qué llegamos a esta situación? ¿Qué cosas han cambiado en contabilidad para que no podamos seguir haciendo lo mismo de siempre?. Algunas respuestas las encontramos en lo siguiente:
1. El producto final del trabajo contable es información, un intangible que se puede enviar y recibir por internet.
2. La materia prima, los datos que van a ser procesados para obtener la información contable, está en formato lógico o digital, el sustento documentario de las transacciones, llámense comprobantes de pago, transferencias bancarias, declaraciones juradas, etc. están almacenados en repositorios o bases de datos a los cuales se puede acceder por internet.
3. Los libros contables y reportes financieros son ahora electrónicos o digitales los cuales también pueden enviarse y presentarse por las redes, con las medidas de seguridad y confiabilidad incluso mayores que las que tenían los libros físicos.
4. La herramienta fundamental, el software contable es ahora utilizado en y/o por internet
5. La comunicación y coordinación con los clientes, proveedores, entidades financieras, de control etc. con las cuales se generan los documentos transacciones es ahora utilizando herramientas electrónicas.
6. La validez de los documentos fuente en formato lógico esta ahora refrendado mediante firmas digitales.
7. La coordinación con los diferentes operadores del sistema de información contable, usuarios de la información de distinto nivel gerencial, digitadores o registradores de datos transaccionales, personal informático de soporte y mantenimiento, etc. también se realiza mediante las redes, pudiendo ser incluso con audio y video.
¿QUIEN VIVE? ¿QUIÉN MUERE?
Este dilema muy grave y discutido en contextos de salud y que estamos seguros que cumpliendo con el aislamiento de todos no llegaremos a esa situación, sí nos debe servir para dedicarle un espacio de tiempo para analizar que procesos y/o procedimientos van a vivir y cuáles van a morir en el trabajo contable que realizamos. Este análisis nos podría servir para distraernos en la cuarentena, pero el resultado va a ser muy importante después de ella, cuando salgamos de la cuarentena, porque nadie en su sano juicio va invertir (tiempo y/o dinero) en capacitaciones propias y/o de su personal, en procesos o procedimientos que van a morir, va invertir en los procesos y/o procedimientos que van a vivir. Veamos algunos de ellos:
| PROCESO/PROCEDIMIENTO | PRESENCIAL – va a morir | TELETRABAJO – va a vivir |
| Síncrono vs Asíncrono | La coordinación o delegación de trabajos ya no es secuencial, directa donde hago una pregunta o doy una orden y me responden de inmediato, luego decidimos que hacer, y así sucesivamente. | La coordinación y delegación de trabajos es simultaneo y ex ante (antes de) y las respuestas a la pregunta u orden quizás no la tenga inmediatamente. |
| Fuente o Repositorio de documentos único | Archivos físicos y si son archivos lógicos lo maneja cada personal | Archivos lógicos centralizado y accesible por todos, según perfil de usuario |
| Discriminación en recursos | Todos coordinan de la misma forma y utilizando los mismos recursos y vías | No siempre el personal cuenta con los mismos equipos, internet y otros recursos |
| Escribir efectivamente | No se usa escritura y si se hace , la extensión no tiene mayor importancia, siempre se envía el documento tal como sale en la 1era vez | Máximo 30 palabras por frase.Poner Datos en vez de adjetivosNo envíes la 1era versión, resume al 50% |
| Respuestas válidas – efectivas | Respuestas evasivas. Ejemplos:Déjame pensar,esta buena tu pregunta pero,te agradezco tu pregunta y | Respuestas concretas. Ejemplos:No, Si, Indicar Datos oNo sé, pero te respondo tal fecha. |
| Vestimenta | Bien presentados, | No teman a las pijamas, (aunque no es lo recomendable) |
| Paradigma del control | Control Directo o visualDesconfianza, Control rutinario y por horarios de asistencia (ver al personal 48 horas semanales sentados) | Control IndirectoConfianza en el personal, sino mejor contrata otros.Control por resultados o productivo (No importa tanto las horas, sino lo entregado) |
| Compasión agresiva, mayor entendimiento | El contexto es solamente el trabajo, no hay mayor distracción externa | El Contexto es el hogar, hay muchas distracciones |
| Pérdida-Ganancia de información al coordinar | En las coordinaciones u órdenes, intervienen las expresiones faciales, tonos de voz, hay más información en el instante, que completa el contexto. Que también se pierde, porque NO queda registrada. Ejm. (porque hicieron así, yo no dije eso) | No siempre intervienen las expresiones faciales, tonos de voz, aunque la poca información transmitida SI queda registrada. Ejm. (así lo dijo, y así está escrito en el chat) |
| Breaks o cortes que diferencian el hogar del trabajo | Se diferencia bien las transiciones de los espacios y tiempos del hogar al trabajo y del trabajo al hogar | Es corrido y continuo el espacio y tiempo, se pueden mezclar o confundir |
Esta lista tentativa de procesos y procedimientos que se van aplicar en TELETRABAJO CONTABLE, muy distintas y dispares entre sí, tienen algo en común, todas se tienen que trabajar y mejorar continuamente, algunas son responsabilidad del empleador y otras del teletrabajador.
También hay dos aspectos fundamentales sin los cuales no prospera el TELETRABAJO: 1. El empleador debe proveer o asegurarse que se cuenta con computadora, webcam, micrófono e internet para óptimos para teletrabajo. 2. El teletrabajador debe negociar con su familia para que le permitan enfocarse al máximo cuando este teletrabajando, sin distracciones de ningún tipo.
Resumiendo, son dos cambios que se deben dar para aplicar el teletrabajo contable, 1. Las herramientas y 2. La cultura de las personas. Las herramientas se pueden adquirir, adecuar o adaptar y se logra de inmediato, lo que puede tomar tiempo es que las personas acepten los cambios y las integren como nuevas formas del trabajo contable. Esto último es lo más importante, y es que cada profesional contable debe asumir y aceptar que casi todo ha cambiado en el trabajo contable, que si no se adapta rápidamente a las nuevas formas de trabajo será sustituido por las nuevas generaciones de profesionales contables, que ya manejan las herramientas de teletrabajo y lo más importante, las nuevas generaciones de contables no tienen que desaprender o aceptar que las anteriores formas de trabajo no tienen ya cabida en el mundo actual.
Mg. CPC. HERNAN CAPCHA CARBAJAL
Bach. Ing. de Sistemas e Informática