LIBROS CONTABLES ELECTRÓNICOS

A propósito de la presentación a la SUNAT en el mes de febrero pasado, de la Planilla Electrónica o más conocido como PDT Planilla Electrónica Formulario 0601, correspondiente al mes de enero 2008 el cual ha ocasionado a los empleadores y personal técnico responsable de generar dicha declaración digital situaciones nuevas y acaso complicadas por los nuevos procedimientos y utilización de medios digitales para cumplir con dicha obligación debido principalmente a la falta de información específica respecto a los procedimientos.

Aun cuando la SUNAT ha establecido que para los primeros periodos de presentación hay cierta flexibilidad en las sanciones estipuladas cuando se incumplan las normas que establecen este tipo de presentaciones, debemos tener presente que no son solamente las planillas las que se van a presentar en formato digital, la tendencia u orientación es que la totalidad de los libros y registros contables con fines tributarios se presenten en este formato digital, es decir, todos los libros y registros contables con fines tributarios van a ser electrónicos, tal cual viene sucediendo ya en países vecinos.

En nuestro país ya se ha dado el primer paso en este sentido, la Resolución Sunat No. 234-2006 emitida en diciembre del año 2006 que establecía que a partir del mes de enero del año 2008 debía presentarse los nuevos Registros y Libros Tributarios, la característica principal de esta Resolución es que ESTANDARIZA al máximo nivel de detalle la información que deben contener todos los Registros y Libros Tributarios, quienes estamos inmerso en el campo de sistemas informáticos y automatización procesos sabemos que la estandarización es el primer paso y requisito fundamental de todo proceso de automatización, en este caso, de presentación en formato digital o vía PDT de los Libros y Registros Tributarios.

Debemos precisar que mediante Resolución Sunat No. 230-2007 de diciembre del año 2007 se ha postergado o aplazado la obligación de presentar estos nuevos Libros y Registros hasta el año 2009, periodo enero, todavía como medio de registro y presentación va a seguir utilizándose el papel, estamos seguros que máximo en dos o tres años este medio de registro y presentación va a ser digital ó electrónico, tal como sucede actualmente con la Planilla.

Esta situación problemática que plantea la normativa tributaria en nuestro país, aunada a la apertura de los mercados mediante los Tratados de Libre Comercio exige de los empresarios una actitud decidida y de cambio, para convertirla en una situación de oportunidad, de incremento de la productividad y competitividad iniciando procesos de informatización del área administrativa y contable de sus empresas, que les permita generar información en tiempo real con la cual realmente puedan administrar con eficiencia los escasos recurso con que las empresas cuentan y a la vez cumplir con lo que exigen la norma tributaria.

Tampoco podemos dejar de reconocer que el organismo recaudador, en nuestro país la SUNAT está utilizando intensivamente la tecnología para eficientar sus procesos no solo de recaudación, sino también los de revisión y verificación tributaria, y ahora último, obligando también a los contribuyentes a utilizar la tecnología en sus procesos de obtención de los libros y registros tributarios, es decir, ya no es una opción el informatizar sus operaciones, es una obligación, no hay alternativa.

En este contexto, lo más conveniente es que un solo proceso de informatización debe servir para cumplir con las dos exigencias del momento, la de los registros y libros tributarios en el aspecto tributario y el de incremento de la competitividad mediante la utilización de información en tiempo real para gerenciar con eficiencia las empresas en un mercado global.

Para ello se requiere identificar las herramientas tecnológicas adecuadas, las cuales deben cumplir requisitos mínimos que permitan concluir con éxito la implantación de sistemas de información, algunos de estos requisitos los mencionamos a continuación:

Que cumplan con la normativa tributaria y contable vigente en el país
Que sean adecuados a las características particulares de las empresas de nuestro medio
Que tengan el respaldo de empresas formalmente constituidas y que emitan las licencias de usuario final respaldadas en comprobantes de pago. (No a la Piratería)
Que brinden soporte y actualización permanente sin generar sobrecostos o pagos adicionales
Que procesen los datos en tiempo real y la información se genere en línea (disponible en todo momento)
Que sean amigables al usuario y permitan su manejo rápidamente.

Estas reflexiones de carácter general nos van a servir de preámbulo para artículos posteriores en los cuales trataremos temas específicos y de aplicación práctica de interés de los empresarios y profesionales vinculados al quehacer empresarial en nuestro medio, a los cuales invitamos comunicarse con nosotros en nuestra website www.contasic.org o al email hcapcha@contasis.net, nos sentiremos complacidos de recepcionar sus sugerencias y opiniones respecto a los temas tratados.