CONTABILIDAD ELECTRÓNICA EN LAS EMPRESAS, NUEVOS RETOS

Tal como indicamos en artículos anteriores, más temprano que tarde, todos los contribuyentes vamos estar obligados a utilizar y/o presentar las declaraciones, los comprobantes de pago, los libros contables en formato electrónico, esa una realidad que no la podemos soslayar o no darnos por enterados.

En las empresas, la obligación de informar los libros contables en formato electrónico obliga a enfrentar nuevos retos, nuevas formas de hacer la contabilidad, de las cuales podemos enumerar algunas:

1. Lo fundamental, si los libros contables son electrónicos, el proceso contable también debe ser electrónico, no hay otra forma de obtenerlos, asimismo, la fiscalización tributaria a dichos libros va a ser electrónica. Ya debemos aceptar que el proceso contable debe realizarse con el uso de herramientas informáticas, que procesen la información en tiempo real y con las cualidades que exige el Marco Conceptual de la Contabilidad
2. Debido a la exigencia del CUO (Código Único de Operación) el registro de las operaciones debe ser por cada operación o documento, considerando los códigos de los conceptos que la SUNAT ha estandarizado, y todos los demás datos que exige la normativa tributaria de los Libros Electrónicos, de lo contrario no podrá ser validado por el PLE de SUNAT.
3. Los procesos administrativos de acopio de documentos, selección o clasificación deben ser muy eficientes, dentro del plazo de presentación de los libros auxiliares, que es al mes siguiente, de lo contrario no podrán ser considerados en el proceso de registro.
4. Los asientos de centralización o resumen, han perdido vigencia, ya no se debe registrar primero en los libros auxiliares, compras, ventas, caja, bancos, kardex, etc. y después en el Libro Diario solamente un asiento de resumen o centralización. Ahora el registro debe llegar primero al libro Diario para que se genere el CUO y recién llegar a los libros auxiliares con el respectivo CUO
5. En cuanto a la corrección de errores en el registro contable, ya no es cuestión de simplemente modificar el asiento contable, o borrar el asiento o registro contable, se debe seguir el procedimiento de registrar el contraasiento y luego recién registrar el asiento correcto o modificar el asiento original e informar el código de estado nueve en el libro electrónico.
6. Respecto a las omisiones en el registro, de igual forma, ya no es suficiente con registrar lo omitido, se debe utilizar el código de estado 8 para informar de ello a la SUNAT, debe tenerse en cuenta que una operación omitida puede tener en el libro auxiliar estado 8 y en el libro principal diario, el código de estado nueve, depende de la oportunidad de la rectificación.
7. Debemos actualizar nuestros términos de uso cotidiano en el proceso contable incorporando los que tienen origen informático, tales como tuplas, base de datos, tablas, registros, campos, llave única, alfanumérico, palotes, clave primaria, etc., etc. asimismo, debemos aceptar que el Libro Mayor ya no existe como Tal, como repositorio o depósito de datos, el concepto de mayorización se realiza “al vuelo”, en tiempo real y no es perceptible al usuario contable.

Para terminar el presente artículo, ya el tema da para mucho más, el no observar o cumplir con la normativa tributaria del llevado y presentación de libros electrónicos puede generar contingencias tributarias, más aún cuando la SUNAT está facultada a realizar labores de fiscalización electrónica sin comunicar al contribuyente, (de acuerdo a la dispuesto en el artículo 62 del TUO de Código Tributario) en base a la información con que cuente en sus bases de datos, es por ello que es muy importante que como contribuyentes tengamos el control e información exacta de su incidencia en las declaraciones que realizamos a la SUNAT.